TÍNH NĂNG

Tính cần thiết của phân hệ Công ty (Groupware)

Phân hệ Công ty (Groupware) là gì?
Phân hệ Công ty là hệ thống được hình thành từ những chức năng giúp ích cho doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định và chia sẻ công việc giữa các nhân viên như Phê duyệt điện tử, Bảng thông tin nội bộ, Lịch công tác v.v...
Tại sao nhiều doanh nghiệp cần phân hệ Công ty ?
Chia sẻ và phối hợp công việc giữa các nhân viên là điều bắt buộc cần thiết để tiến hành công việc được suôn sẻ
Mặc dù cũng có những trường hợp chia sẻ thông tin công việc bằng file thông qua Email, USB, tin nhắn cá nhân, nhưng
Do gặp nhiều bất tiện về cách truyền đạt và tra cứu dữ liệu, đồng thời cũng không quản lý được lược sử công việc nên doanh nghiệp muốn tìm kiếm phương án thay thế.
Phân hệ công ty là kênh giao tiếp tập hợp tất cả các dữ liệu của một công ty.
Chỉ cần một thao tác truy cập là bạn có thể kiểm tra hay truyền đạt dữ liệu để chia sẻ với nhau thật dễ dàng.
Chính vì vậy mà gần đây nhiều doanh nghiệp đang sử dụng tính năng công tụ như một phương án giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Tính cần thiết của phân hệ Công ty
Phương hướng cụ thể của Ecount để chức năng Công ty được hiệu quả hơn
Phê duyệt điện tử
Có thể áp dụng y nguyên cách thức phê duyệt của riêng công ty mình.
Bạn có thể áp dụng y nguyên mẫu biểu tờ trình đang sử trong nội bộ công ty vào trong mẫu biểu phê duyệt điện tử của Ecount
Ngoài ra, do có thể áp dụng tất cả các dòng phê duyệt khác nhau theo từng phòng ban nên bạn hoàn toàn có thể xây dựng hệ thống phê duyệt riêng phù hợp của chính công ty mình.
Tùy vào nhu cầu bạn có thể đính kèm chi tiết giao dịch ERP hay File như tài liệu, hình ảnh v.v...
Liên kết với ERP
Phân hệ Công ty của Ecount được liên kết với ERP.
Bạn không cần phải tạo riêng các chi tiết giao dịch để chia sẻ cho nhau.
Ví dụ như khi tiến hành Phê duyệt điện tử vì có thể tải các nội dung như đơn bán hàng, doanh thu, nhật ký chi tiền, tạm ứng đã tạo trước đó
và đính kèm làm phiếu tham khảo nên không cần phải tạo thêm một tài liệu riêng chỉ để gửi phê duyệt.
Ngoài ra, khi nội dung giao dịch đã tạo bằng tờ trình được phê duyệt xong, chúng sẽ được phản ánh tự động vào ERP.
Trong trường hợp bạn cần tham chiếu các giao dịch trên ERP tại Bảng thông tin nội bộ rồi chia sẻ cho các phòng ban khác
Bạn có thể truyền đạt dễ dàng thông qua chức năng phiếu tham khảo mà không cần phải tạo phiếu thêm một lần nữa.
Truy cập trong thời gian thực
Đặc trưng lớn nhất của phân hệ Công ty là chia sẻ thông tin công việc một cách nhanh chóng.
Với Ecount không chỉ máy tính, bạn còn có thể truy cập bằng ứng dụng di động.
Bất cứ khi nào cần bạn có thể truy cập để kiểm tra và xử lý công việc nhanh chóng
ngay cả khi bạn đang ở bên ngoài văn phòng như thông qua truy cập ứng dụng di động tiến hành phê duyệt điện tử và xử lý công việc.
Bảng thông báo nội bộ
Bạn có thể thiết kế và vận hành các bảng thông tin theo hình thức mong muốn.
Có thể tạo bảng thông tin theo phòng ban, theo dự án, theo người phụ trách
Và có thể trực tiếp thiết lập các hạng mục nhập cần thiết cho một bài viết.
Đương nhiên những tài liệu và hình ảnh khi tạo bài viết ERP bạn cũng có thể tham khảo từ các phiếu bên trong ERP.
Cho dù người phụ trách tương ứng có nghỉ việc thì tất cả lược sử công việc đều lưu lại trong bảng thông tin nên công việc vẫn được tiến hành mà không có bất cứ trở ngại gì.
Ngoài ra, bạn có thể liên kết các ứng dụng đám mây như Google Drive/One Drive/Dropbox/Box để chia sẻ file dễ dàng hơn.
Tin nhắn doanh nghiệp
Tin nhắn doanh nghiệp được cung cấp miễn phí.
Vì không giới hạn số lượng người dùng nên tất cả nhân viên đều có thể sử dụng được
Ngoài ra bạn còn có thể liên kết với các phiếu hay bài viết trong ERP nên truyền đạt công việc cũng thuận tiện hơn.
Quản lý khách hàng(CRM)
Bạn có thể quản lý các thông tin về lược sử tư vấn tới khách hàng, hoạt động bán hàng v.v...
Bạn có thể phân chia lược sử tạo theo từng giai đoạn tiến hành để quản lý, đồng thời có thể đính kèm các phiếu trong ERP như báo giá/đơn bán hàng v.v... do đó có thể sử dụng bằng một chức năng gồm ERP và CRM.
Lịch công tác
Có thể đăng ký lịch công tác cá nhân của nhân viên hoặc lịch trình chung chia sẻ cho toàn công ty, sau đó có thể kiểm tra lại với đa dạng các điều kiện như hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng v.v...
Khi đăng ký mới hoặc thay đổi lịch công tác cũng có thể gửi cảnh báo bằng SMS hay Email cho người phụ trách nên có thể ngăn chặn tình huống bỏ sót thông tin.
Nhật ký vận hành xe
Có thể ghi chép chi tiết hoạt động của xe đi công tác, làm việc bên ngoài.
Bạn có thể quản lý nội dung hoạt động xe một cách chính xác thông qua việc ghi lại các thông tin tài xế, nơi đến, khoảng cách v.v... và có thể đính kèm cả hình ảnh chụp hình đồng hồ.
Căn cứ vào chi tiết vận hành đã được lưu, bạn có thể kiểm tra được chi tiết nhật ký vận hành xe theo nhân viên/theo phòng ban/theo xe v.v...
Bên cạnh đó bạn còn có thể dùng thêm nhiều chức năng miễn phí khác như Bảng khảo sát, quản lý lưu trữ cá nhân, quản lý nhật ký công việc theo phòng ban v.v...